Prioriteetide seadmine on ajajuhtimise valdkonna üks tähtsamaid oskuseid. Selleks, et rohkem saavutada, võib sageli tekkida kiusatus teha pikemaid tööpäevi või üritada lihtsalt ühte tundi rohkem tegevusi mahutada. Selle asemel, et töötada rohkem, tuleks töötada targemini, sest meil ei ole kunagi piisavalt aega, et tegeleda kõikide asjadega.
Meil ei ole kunagi piisavalt aega, et:
- • Omandada kõiki neid oskuseid, mida tahaksime.
- • Kohtuda kõikide inimestega (sh potentsiaalsete klientidega), kellega sooviksime.
- • Lugeda kõiki raamatuid ja materjale, mis meid huvitavad.
- • Lükata töösse kõiki enda (äri)ideesid.
Aga sellest polegi hullu, sest nagu paljudes teisteski valdkondades, kehtib ka ajajuhtimises Pareto printsiip:
- “20% meie tegevustest toob 80% tulust.”
Prioritiseerimine ongi väga lihtsustatult see mõtteprotsess, mille käigus selgitame välja, mis on need tegevused (20/80), mis meie elu kõige rohkem mõjutavad.
ABCDE meetod
Üks viis enda tegevuste prioritiseerimiseks, on kasutada ABCDE meetodit. See meetod eeldab, et sa vaatad enda teha-nimekirja enne tegutsema hakkamist üle ja määrad igale ülesandele kõrvale tähe A,B,C,D või E. Ainuüksi sellest piisab, et suurendada töötamisel enda efektiivsust ning produktiivsust.
- “A” kategooria ülesanne on kõige olulisem. Selle tegemisel või tegemata jätmisel on tõsised tagajärjed ning see mõjutab oluliselt sinu edukust. A kategooria ülesanded peaks alati ära tegema kõige esimesena.
Kui sul on rohkem kui üks “A” ülesanne, siis organiseeri nad prioriteetsuse alusel (A-1, A-2, A-3, A-4 jne). Kui oled selle ülesandega lõpuni jõudnud, siis võta ette A-1 ülesanne ja suuna kõik jõupingutused selle alustamisele ning lõpetamisele.
- “B” kategooria ülesande tegemisel või tegemata jätmisel on kerged tagajärjed. Näiteks kolleegiga lõunale minek või e-maili kontrollimine oleks “B” kategooria ülesanded. Selle tegemine või tegemata jätmine võib põhjustada mõningal määral ebamugavusi, kuid selle mõju ja tagajärjed on küllaltki marginaalsed.
- “C” ülesandega oleks tore tegeleda, kuid see on tähtsusetu. Kohvi joomine, kolleegidega jutustamine või ajalehe lugemine on kõik “C” ülesanded. Nendega tegelemine või tegelemata jätmine ei oma mingit mõju sinu tööle või elule.
Reegel on järgmine: Ära kunagi tegele “B” ülesandega, kui sul on “A” ülesandeid ja ära kunagi tegele “C” ülesandega, kui sul on “A” või “B” ülesandeid.
- “D” ülesanne on delegeeritav kellelegi teisele, kelle alternatiivkulu on väiksem kui sul. Ehk siis kui keegi teine teeb asja ära odavamalt, siis ära hakka enda aega raiskama. Aeg on ainus taastumatu ressurss – kuluta seda targalt ja tegele enda “A” kategooria ülesannetega.
- “E” alla käivad asjad, mida võib elimineerida. Need võivad olla aegunud tegevused, mis ei ole täna enam eesmärgi saavutamise juures olulised. Enda tegevusi kriitilise pilguga vaadates võiks enamik inimesi elimineerida suure osa igapäevastest toimetustest.
Loe ka: Tulevikust olevikku – lihtne nipp enda tegevuste prioritiseerimiseks
Proovi ajajuhtimiseks Next Äritarkvara.
(14 päeva tasuta)
