Next - Pakiline vs oluline – ehk kuidas prioritiseerida enda tegevusi!

Ray Johnson kirjutab enda raamatus „CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive“, et prioritiseerimine on vastus ajajuhtimise probleemidele. Lahendus ei peitu arvutites, efektiivsusekspertides ning maatriksplaneerimises. Te ei pea ilmtingimata töötama kiiremini ega elimineerima enda produktiivsuseauke, et enda aega paremini ära kasutada. Peate lihtsalt veetma rohkem aega õigete tegevuste kallal.

Ray Johnson kirjutab enda raamatus „CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive“, et prioritiseerimine on vastus ajajuhtimise probleemidele. Lahendus ei peitu arvutites, efektiivsusekspertides ning maatriksplaneerimises. Te ei pea ilmtingimata töötama kiiremini ega elimineerima enda produktiivsuseauke, et enda aega paremini ära kasutada. Peate lihtsalt veetma rohkem aega õigete tegevuste kallal.

Kuigi paljud inimesed priotiseerivad enda ülesandeid, siis suurem osa kasutab süsteemi, mis põhineb tulekahjude kustutamisel ja kriiside lahendamisel. Nad määravad ülesannetele grupid A, B või C (või siis 1,2,3) vastavalt sellele, millise tulekahju peab esimesena ära kustutama. Antud meetodi probleem seisneb selles, et see tegeleb ainult asjadega, mis mõjutavad sind koheselt ja mitte nendega, mis mõjutavad sind pikaajaliselt (nagu erinevad eesmärgid või projektid). Et enda prioriteetide süsteemi ümber kujundada, tuleks alustada pakiliste ja oluliste ülesannete eristamisest:

• • Pakilised ülesanded on need, mis vajavad kohest tegutsemist ja tähelepanu.
• • Olulised ülesanded on need, mis aitavad sul liikuda lähemale tähtsale eesmärgile.

Pakiline, kuid mitte oluline

Kõigil on pakilisi ülesandeid, mis peavad tehtud saama, kuid sageli pole need ülesaned eriti olulised. Teisisõnu võivad nad tuua meile kõige vähem kasu meie kõige olulisemate äriliste- ja isiklike eesmärkide saavutamise osas. Prioriteetide seadmise süsteem, mis tähistab need pakilised, kuid eesmärkidega mitte seotud ülesanded tähega „A“, hoiab meid paigal, sest tegeleme pidevalt tulekahjude kustutamisega ning ei pööra piisavalt tähelepanu enda eesmärkide saavutamisele. Et enda prioriteetide süsteemi ümber kujundada, määrake pakilistele, kuid väheolulistele ülesannetele täht C.

Vihje: C-kategooriasse kuuluvad ka ülesanded, mis ei ole ei pakilised ega olulised.

Pakiline ja oluline

Mõned ülesanded on ühtaegu nii pakilised kui ka olulised meie eesmärkide saavutamiseks. Kasu, mis me nende ülesannetega tegelemise pealt saame, on kõige suurem, pidades silmas kulutatud energiat ja aega. Määrake nendele tegevustele kategooriaks „A“.

Oluline, kuid mitte pakiline

Mõelge ühele asjale, millega regulaarselt tegeledes tõuseks teie elukvaliteet. On üsna tõenäoline, et see tegevus on oluline, kuid mitte pakiline. Liiga sageli juhtub, et need tegevused, mis on kõrge väärtusega pikemas perspektiivis, jäävad tähelepanuta, sest nad ei põleta piisavalt. Et enda prioriteetide süsteemi ümber kujundada, määrake neile tegevustele kategooriaks „B“.

Vihje: Veenduge, et teie teha-nimekirjas oleks iga päev vähemalt üks B-kategooria tegevus.

Oletame, et teie kõige olulisemate töö- ja eraelu puudutavate eesmärkide seas on:

• • Müügi suurendamine 20%
• • Teenindava personali müügioskuste arendamine
• • Surfama õppimine
• • Järgmisel aastal perega Itaalia külastamine

Vastavalt antud prioriteetide seadmise süsteemile näeks teie teha-nimekiri välja umbes selline:

Ülesanne	ABC
Kanna pangaarvele raha (pakiline, kuid mitte eesmärkidega seotud)	C
Uuri Itaalia hotelle (eesmärkidega seotud, kuid mitte pakiline)	B
Uute müügitellimustega tegelemine	A
Esialgse koolitusgraafiku paika panemine	B
Rahulolematu kliendi kõnele vastamine (pakiline ja oluline)	A
Surfikoolituste kohta internetist info otsimine	B

Harjutus:

Kirjuta ülesse umbes 7 ülesannet, millega sa eile tegelesid. Kasuta antud süsteemi, et anda igale tegevusele prioriteetsuse kategooria.

Ülesanne	ABC

Loe ka: Taskaalustatud elu – I osa