Next - Mille peale kulub sinu aeg?

„Ühes päevas on liiga vähe tunde!“ „Mul pole piisavalt aega, et seda kõike ära teha!“ „Ma ei tule selle kõigega toime!“ Kui oled tabanud ennast nii mõtlemas, siis on sul ehk tõesti liiga palju tööd. Teine võimalus on aga see, et sa kulutad enda aega lihtsal ebaefektiivselt. Hiljuti viidi America Online ja Salary.com poolt läbi uuring, mis tõestas, et keskmine USA töötaja tunnistab raiskavat igal päeval rohkem kui 2 tundi tööaega. Millised tegevused söövad ära ameeriklaste tööaja? Siin on nimekiri:

„Ühes päevas on liiga vähe tunde!“

„Mul pole piisavalt aega, et seda kõike ära teha!“

„Ma ei tule selle kõigega toime!“

Kui oled tabanud ennast nii mõtlemas, siis on sul ehk tõesti liiga palju tööd. Teine võimalus on aga see, et sa kulutad enda aega lihtsalt ebaefektiivselt.

Hiljuti viidi America Online ja Salary.com poolt läbi uuring, mis tõestas, et keskmine USA töötaja tunnistab raiskavat igal päeval rohkem kui 2 tundi tööaega.

Millised tegevused söövad ära ameeriklaste tööaja? Siin on nimekiri:

• • Internetis surfamine – 44.7%
• • Kolleegidega jutustamine – 23.4%
• • Eraasjadega tegelemine – 6.8%
• • Uimerdamine – 3.9%
• • Isiklikud telefonikõned – 2.3%
• • Teistele töökohtadele kandideerimine – 1.3%
• • Isiklike sündmuste planeerimine -1.0%

Palju eestlased mõtlevad kindlasti, et: „See kehtib ainult ameeriklaste kohta, sest mina ei tee kunagi neid asju ja töö juures ma aega ei raiska!“

On siiski tõsi, et enamikel inimestel on mõned halvad harjumused, mis nende efektiivsust pärsivad.

Parim viis enda ajakasutuse analüüsimiseks ning halbade harjumuste avastamiseks, on pidada ajalogi.

1. Kuidas pidada ajalogi?

1. 1. Samm – Kirjuta ülesse kõik enda toimetused

Kirjuta ülesse kõik enda toimetused ja tegemised, mis tööpäeva jooksul aset leiavad. Kujutle, et oled erapooletu audiitor, kelle ülesandeks on tekitada detailne ja täpne ülevaade enda ajakasutusest.

Kui näiteks jutustad peale tööle jõudmist 15 minutit kolleegidega teemal „eilne Rocki ja Kalevi mäng“, siis pane see kirja. Kui kontrollid järgmised 20 minutit enda e-maile, tee selle kohta märge jne.

Päeva lõpuks võib logi välja näha umbes selline:

Algus	Lõpp	Tegevus	Ajakulu	Kasu	Kulu
8:30	8:45	Ajasin Tiiduga juttu	0:15
8:45	9:15	Kontrollisin e-maile	0:30
9:15	12:00	Koosolek	2:45
12:00	13:00	Lõuna	1:00
13:00	13:30	Vaatasin auto24-s BMW-sid	0:30
13:30	14:30	Kohtumine koostööpartneriga	1:00
14:30	15:05	Lisasin Facebooki pilte	0:35
15:05	15:15	Vaatasin Elu24 galeriist kuulsuste pilte	0:10
15:15	16:40	Eelarve koostamine	1:25
16:40	16:50	Rääkisin emaga telefonis	0:10
16:50	17:00	Analüüsisin tegevuste logi	0:10
		„C“ Kogusumma

1. 2. Samm – Hinda iga tegevuse väärtust

Iga päeva lõpus vaata logi üle ja anna iga tegevuse väärtusele hinnang  – A, B või C.

A – Tegevus tõi suurt kasu ja aitas mul liikuda lähemale mu suurimatele eesmärkidele.

B – Tegevus tõi keskmist kasu, aitamaks mul liikuda lähemale mõnele olulisele eesmärgile.

C – Tegevus ei aidanud või aitas väga vähe liikuda lähemale mõnele olulisele eesmärgile.

1. 3. Samm – Kui palju maksavad C kategooria tegevused?

Selleks, et hinnata iga tegevuse kulu, alusta enda tunnipalga arvutamisest. Kui oled konsultant, advokaat või raamatupidaja, siis ei tohiks see olla probleem. Teised võivad kasutada järgnevat valemit:

Eeldusel, et su töönädal on 40-tunnine (aastas 2080 töötundi), siis:

Aastapalk/2080  = tunnipalk

Kui oled välja arvutanud enda tunnipalga, määra igale C kategooria tegevusele kulu. Oletame, et su tunnipalgaks tuli 10 euro, siis 15-minutiline C kategooria tegevus maksaks sulle 2.5 eurot.

Märkus: Rõhk on C kategooria tegevustel, sest need on ebaproduktiivsed ja ei oma eesmärkide saavutamisel tavaliselt erilist rolli.

1. 4. Samm –  Analüüsi enda igapäevast logi

Et näha, kui palju kulutati mingil kindlal päeval väheprioriteetsetele C kategooria tegevustele, liida C tegevustele kulunud aeg ja kulu kokku.

10-eurose tunnipalgaga näeks lõplik tabel välja selline:

Algus	Lõpp	Tegevus	Ajakulu	Kasu	Kulu
8:30	8:45	Ajasin Tiiduga juttu	0:15	C	2.50
8:45	9:15	Kontrollisin e-maile	0:30	B
9:15	12:00	Koosolek	2:45	B
12:00	13:00	Lõuna	1:00	C	10
13:00	13:30	Vaatasin auto24-s BMW-sid	0:30	C	5
13:30	14:30	Kohtumine koostööpartneriga	1:00	A
14:30	15:05	Lisasin Facebooki pilte	0:35	C	5.83
15:05	15:15	Vaatasin Elu24 galeriist kuulsuste pilte	0:10	C	1.67
15:15	16:40	Eelarve koostamine	1:25	A
16:40	16:50	Rääkisin emaga telefonis	0:10	C	1.67
16:50	17:00	Analüüsisin tegevuste logi	0:10	B
		„C“ Kogusumma	2:40		26.66 EUR

Logist selgub, et 2 tundi ja 40 minutit ning 26.66 eurot kulus C kategooria tegevustele. Ehk siis peaaegu 3 tundi ja 27 eurot läks põhimõtteliselt päevaga raisku.

1. 5. Samm – vaata enda nädal üle

Et enda efektiivsusest paremat ettekujutust saada, pea tegevuslogi igal päeval terve töönädala vältel. Ilmselt üllatud, kui palju aega kulutad C kategooria tegevustele nagu internetis surfamine, kolleegidega jahvatamine, katkestustega tegelemine jms.

Kui oled enda ajakasutusest teadlik, tekib sul võimalus tegeleda enda ajalekete ning halbade harjumustega. Säästad seeläbi raha ja aega, mida võid kasutada:

• • Lähedastega veetmiseks?

• Mõne teise projektiga tegelemiseks?

• Enda harimiseks?

Mõned abivahendid, mis aitavad ajalogi pidada:

Toggl

Next Äritarkvara